Sous-chemises

Subdiviser un dossier sans le fractionner

Un dossier volumineux devient inutilisable dès qu'il faut le feuilleter entièrement pour trouver une pièce. La réponse n'est pas de le scinder en plusieurs chemises, qui finiront rangées à des endroits différents, mais de le subdiviser à l'intérieur : chaque partie, correspondance, pièces techniques, financier, décisions, prend place dans une sous-chemise repérée, et l'unité du dossier est préservée. Le papier employé est volontairement léger, puisque la sous-chemise ne subit ni manipulation externe ni transport : c'est la chemise qui la contient qui assure cette protection. Le format légèrement réduit permet à la chemise de se refermer correctement sur plusieurs sous-chemises superposées. Ces fournitures relèvent des chemises, dossiers et pochettes de classement.

Un code de couleurs qui doit être partagé pour servir

Les sous-chemises de couleur ne produisent d'effet que si la signification des teintes est arrêtée à l'échelle du service et écrite quelque part : lorsque chaque agent adopte son propre code, la couleur devient un bruit visuel qui gêne plus qu'il n'aide, et le classement redevient personnel, donc inutilisable en cas d'absence. Cette décision, prise une fois, coûte une réunion et change durablement la consultation des dossiers, y compris par des agents qui ne les ont pas constitués. Pour les fonds destinés à l'archivage, le papier employé mérite d'être neutre, un support acide fragilisant les documents qu'il touche au fil des décennies. Aucune norme ne vise ces produits au-delà des formats de papier, et le cahier des charges doit porter sur le format exact, le grammage, les coloris disponibles et le conditionnement par paquet, ces articles se commandant par plusieurs centaines et représentant un volume de stockage non négligeable. Le catalogue réunit également des chemises à clip pour les dossiers en cours, des chemises cartonnées et pochettes et des chemises à élastiques pour le transport, chez des fournisseurs vérifiés. Les associations commandent aux mêmes conditions.