Un destructeur de documents détruit les pièces contenant des données personnelles, obligation qui pèse sur toute collectivité. La catégorie couvre les destructeurs à coupe droite et croisée, les modèles à micro-coupe pour les données sensibles, les destructeurs de bureau et de service, les modèles à grande capacité et les corbeilles et sacs associés. Mairies, EPCI, écoles, établissements de santé et centres sociaux en équipent leurs services, comme les entreprises et les associations. Le catalogue précise les niveaux de sécurité, seule donnée qui indique si la destruction est réellement irréversible.
Jeter un document nominatif à la corbeille est un manquement
Le règlement général sur la protection des données impose au responsable de traitement d'assurer la sécurité des données à caractère personnel, y compris au moment de leur élimination : une liste d'élèves, un dossier d'agent, un relevé de bénéficiaires ou un courrier nominatif jetés en l'état dans une corbeille constituent une faille, et les collectivités sont concernées au même titre que les entreprises. La destruction mécanique répond à cette obligation, à condition d'être adaptée à la sensibilité des données. C'est ce que décrivent les niveaux de sécurité définis par la norme DIN 66399, qui classent la finesse des particules obtenues et donc la difficulté de reconstitution. Ces matériels relèvent des papeteries, fournitures de bureau et de loisirs créatifs.
Coupe droite, coupe croisée ou micro-coupe
La coupe droite produit des bandes qu'un travail patient permet de recomposer : elle convient à des documents internes sans données personnelles et ne suffit pas au-delà. La coupe croisée découpe en particules et élève sensiblement le niveau de sécurité, ce qui en fait le minimum raisonnable pour tout document nominatif dans un service. La micro-coupe réduit en fragments dont la reconstitution est hors de portée, et se réserve aux données sensibles, dossiers médicaux, sociaux ou disciplinaires. Le choix se fait donc sur la nature des documents traités et non sur le prix. Deux critères pratiques complètent la décision : la capacité en feuilles par passage, qui détermine si l'appareil suit le rythme du service, et le volume de la corbeille, un bac trop petit transformant la destruction en corvée et conduisant les agents à y renoncer. Le catalogue réunit également des effaceurs et recharges pour l'encre, des encres et tampons de service et des enveloppes pour le courrier, chez des fournisseurs vérifiés. Les associations s'équipent aux mêmes conditions.