Caisses et boîtes d'archives

Archiver n'est pas ranger ce dont on ne se sert plus

Une collectivité produit des documents dont la conservation est une obligation légale et non un choix de gestion : le code du patrimoine encadre les archives publiques, qui sont imprescriptibles et inaliénables, et des instructions de tri fixent pour chaque type de document une durée d'utilité administrative puis un sort final, conservation définitive ou élimination réglementée. Cette réalité change la nature du conditionnement. Un carton destiné à passer trois ans dans un local avant élimination n'appelle pas le même matériau qu'une boîte de conservation définitive, qui doit protéger le papier pendant des décennies sans le dégrader elle-même. Le repérage devient dans les deux cas la condition d'utilité du versement. Ces fournitures relèvent des papeteries, fournitures de bureau et de loisirs créatifs.

Quel conditionnement pour les versements de votre projet d'archivage ?

Pour la conservation longue, le carton doit être chimiquement neutre : un carton ordinaire, acide, jaunit et fragilise les documents qu'il contient au fil des années, phénomène irréversible que les services d'archives constatent régulièrement sur des versements anciens. La norme ISO 9706 définit les prescriptions applicables au papier permanent, référence utile à citer pour ces conditionnements. Pour le transfert et l'utilité administrative courante, un carton standard suffit, avec une résistance à l'empilage à vérifier, une pile de boîtes affaissée devenant impossible à manipuler. Le repérage doit enfin suivre le bordereau de versement, sans lequel un fonds correctement conditionné reste inexploitable. Le service d'archives départemental ou intercommunal accompagne utilement ces opérations et valide les bordereaux avant versement, démarche qui évite de conditionner deux fois les mêmes fonds. Le catalogue réunit également des carnets de poche pour la prise de notes, des carnets de croquis et de dessin d'atelier et des chemises, dossiers et pochettes de classement, chez des fournisseurs vérifiés. Les associations commandent aux mêmes conditions.