Une chemise à rabats protège un dossier sur trois côtés et l'empêche de se vider lorsqu'on le manipule. La catégorie couvre les chemises à trois rabats en carte, les modèles à rabats et élastiques, les chemises à dos extensible, les versions en polypropylène et les modèles à fenêtre de titre. Mairies, EPCI, écoles, établissements de santé et centres sociaux les emploient pour les dossiers volumineux, comme les entreprises et les associations. Le catalogue précise les capacités de dos, donnée qui détermine l'épaisseur de dossier réellement contenue.
Trois rabats qui retiennent ce qu'une chemise simple laisse tomber
Un support simple regroupe des pièces et les protège de la poussière, mais il reste ouvert sur trois côtés : saisi de travers ou sorti trop vite d'une boîte, il laisse échapper son contenu, incident banal qui coûte un tri complet. Les rabats referment ces trois côtés et transforment la chemise en contenant réel. C'est le format des dossiers volumineux, des pièces de formats hétérogènes et de tout ce qui comporte des documents plus petits que le format courant, notes, justificatifs ou photographies, qui glissent hors d'une chemise ouverte. Le dos extensible accompagne un dossier qui s'épaissit, et la fenêtre de titre permet d'identifier le contenu sans écrire sur la couverture. Ces fournitures relèvent des chemises, dossiers et pochettes de classement.
Quel classement pour les dossiers épais d'un site public ?
La capacité de dos annoncée correspond à une épaisseur de liasse et non à un nombre de feuilles, valeur qu'il faut rapporter aux dossiers réellement constitués : un dossier de marché, un permis ou un dossier de personnel dépasse rapidement ce que contient une chemise ordinaire. Au-delà, la subdivision par sous-chemises à l'intérieur d'une chemise à rabats conserve l'unité du dossier tout en le rendant consultable, solution préférable à la multiplication de chemises séparées qui se dispersent. Pour les dossiers destinés à l'archivage, le carton employé mérite d'être neutre, un support acide fragilisant les documents au fil des années, et les fermetures élastiques sont à écarter, leur matière vieillissant mal. Aucune norme ne vise ces produits au-delà des formats de papier, et le cahier des charges doit décrire le format, la capacité de dos, le grammage et la matière. Le catalogue réunit également des sous-chemises de subdivision interne, des chemises à clip pour les dossiers en cours et des chemises cartonnées et pochettes, chez des fournisseurs vérifiés. Les associations commandent aux mêmes conditions.