Un logiciel ne s'achète pas, il se licencie, et cette différence change entièrement la façon de rédiger un marché. La catégorie couvre les suites bureautiques, les logiciels métier et de gestion, les solutions de sécurité et de sauvegarde, les licences en abonnement ou perpétuelles et les licences éducatives. Mairies, EPCI, écoles, établissements de santé et centres sociaux les renouvellent chaque année, comme les entreprises et les associations. Le catalogue rappelle les points qui engagent durablement une collectivité, de la durée de la licence à la réversibilité des données.
La licence engage plus longtemps que le matériel qu'elle équipe
Un poste de travail se remplace au bout de quelques années sans conséquence ; un logiciel métier structure les pratiques d'un service pour bien plus longtemps, et son remplacement implique de reprendre des données, de reformer des agents et parfois de revoir des procédures. C'est pourquoi le choix se joue moins sur les fonctionnalités que sur trois points souvent traités trop tard : le mode de licence, perpétuel ou par abonnement, avec ce qu'il implique en dépenses récurrentes ; la portabilité des données, c'est-à-dire la capacité à récupérer l'existant dans un format exploitable en cas de changement ; et le périmètre exact couvert, par utilisateur, par poste ou par établissement. Les licences éducatives obéissent à des conditions propres qu'il faut vérifier avant tout déploiement. Ces produits relèvent des matériels informatiques et multimédias.
Quelles obligations pèsent sur les logiciels de votre collectivité ?
Trois cadres s'appliquent et aucun n'est optionnel. Le règlement (UE) 2016/679, dit règlement général sur la protection des données, encadre tout traitement de données à caractère personnel : le contrat doit préciser les rôles, les durées de conservation et les mesures de sécurité, et un registre des traitements doit être tenu. La directive (UE) 2016/2102 relative à l'accessibilité des sites internet et applications mobiles des organismes du secteur public impose une accessibilité des outils exposés au public, déclinée en France par le référentiel général d'amélioration de l'accessibilité, exigence à porter au cahier des charges. Le code de la commande publique encadre enfin la description du besoin : une spécification ne peut désigner une solution déterminée sans justification, ce qui impose de décrire des fonctions plutôt que de nommer un produit. Le catalogue réunit également des piles pour les périphériques sans fil, des sacoches et housses d'ordinateur et des accessoires informatiques et bureautiques, chez des fournisseurs vérifiés. Les entreprises s'équipent aux mêmes conditions.