Une chemise cartonnée constitue l'unité de base du classement, celle qui regroupe les pièces d'un même dossier. La catégorie couvre les chemises simples en carte, les pochettes à deux et trois rabats, les chemises de couleur pour le repérage, les modèles à fenêtre et les sous-chemises de subdivision. Mairies, EPCI, écoles, établissements de santé et centres sociaux en consomment par milliers, comme les entreprises et les associations. Le catalogue précise les grammages, car une chemise trop légère se déchire au pli dès les premières manipulations.
L'unité de base d'un classement qui tient dans la durée
Le principe est ancien et n'a pas d'équivalent : une feuille de carte pliée regroupe les pièces d'un même sujet et les rend saisissables d'un seul geste, sans mécanisme ni manipulation. Sa qualité conditionne la tenue de l'ensemble, car c'est elle qui subit les manipulations, le passage en boîte, le transport et l'archivage éventuel. Le grammage de la carte décide de cette résistance : une chemise trop légère se fend au pli après quelques allers-retours, et le dossier se disperse. Les couleurs assurent le repérage thématique ou chronologique, à condition qu'un code partagé existe dans le service, faute de quoi elles ne signifient rien et le classement devient personnel. Ces fournitures relèvent des chemises, dossiers et pochettes de classement.
Quel classement pour les dossiers de votre collectivité ?
Un système qui fonctionne repose sur trois décisions prises une fois et tenues. Le code couleur d'abord, arrêté à l'échelle du service et non de l'agent, faute de quoi le classement devient incompréhensible dès qu'une personne change de poste. Le mode d'intitulé ensuite, écrit toujours au même endroit et selon la même logique, ce qui permet de retrouver un dossier sans le sortir. La subdivision enfin, par sous-chemises plutôt que par accumulation de chemises distinctes, qui conserve l'unité du dossier. Pour les documents destinés à l'archivage, le carton employé mérite d'être neutre, un support acide jaunissant et fragilisant les pièces qu'il contient au fil des années. Aucune norme ne vise ces produits au-delà des formats de papier, et le cahier des charges doit décrire le format, le grammage de la carte, le nombre de rabats et les coloris disponibles. Le catalogue réunit également des chemises à élastiques pour le transport, des chemises à rabats de protection et des sous-chemises de subdivision, chez des fournisseurs vérifiés. Les associations commandent aux mêmes conditions.