Une ramette de papier blanc alimente les copieurs et les imprimantes d'un établissement, poste dont le volume dépasse celui de toutes les autres fournitures réunies. La catégorie couvre les ramettes de papier d'impression courante, les papiers à fort grammage pour la présentation, les papiers recyclés, les formats réduits et agrandis et les conditionnements en palette. Mairies, écoles, EPCI, établissements de santé et centres sociaux en consomment en continu, comme les entreprises et les associations. Le catalogue précise les grammages et les origines de fibres, deux critères qui structurent une consultation.
Le grammage décide du comportement dans les machines
Un papier trop léger se froisse, bourre et se charge en électricité statique dans un copieur sollicité, ce qui multiplie les interventions et immobilise le matériel au mauvais moment. Un grammage courant supérieur passe mieux, supporte le recto verso sans transparence et donne une meilleure tenue aux documents destinés à sortir du service. L'opacité complète cette lecture : c'est elle qui empêche le texte du verso de se lire par transparence, sujet devenu important depuis que l'impression recto verso s'est généralisée. Les papiers à fort grammage se réservent aux couvertures et aux documents de présentation, avec une vérification préalable du chemin papier admissible par les matériels en place. Ces produits relèvent des papiers et supports d'écriture du catalogue.
Le papier recyclé et la réduction de la consommation
Compte tenu des volumes, ce poste constitue l'un des rares où une collectivité pèse réellement par sa commande. Une part minimale de fibres recyclées et, pour les fibres vierges, une origine couverte par des labels de gestion forestière durable se rédigent sans difficulté dans une consultation. La qualité des papiers recyclés a suffisamment progressé pour qu'ils passent sans incident dans les matériels courants. Une mesure produit toutefois davantage d'effet que le choix du papier : le paramétrage des copieurs en recto verso et en noir et blanc par défaut, décision d'organisation aux résultats immédiats. Le stockage complète le dispositif, le papier craignant l'humidité qui le fait gondoler et provoque des bourrages, et devant rester à plat dans un local sec et tempéré, à l'écart des murs extérieurs, où la condensation se dépose en hiver et gagne les rames les plus proches. Le catalogue réunit également des cartes de correspondance et de présentation et des fiches bristol pour le classement, chez des fournisseurs vérifiés. Les associations commandent aux mêmes conditions.